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Fragen und Antworten

E-Mail-Zustellung von Abos sicherstellen

Als Abo-Verwalter*innen ist es wichtig sicherzustellen, dass die versendeten E-Mail erfolgreich zugestellt werden. Indem du diese Schritte befolgst und deine Abonnentenliste sorgfältig pflegst, kannst du die E-Mail-Zustellung verbessern und sicherstellen, dass du deine Abo-Empfänger zuverlässig erreichst.

• Aktualisiere die Abonnentendaten: Stelle sicher, dass die E-Mail-Adressen in deinen Abos immer auf dem neuesten Stand sind. Bitte die Abonnent*innen regelmässig, ihre E-Mail-Adresse und Daten zu überprüfen sowie zu aktualisieren.
• Vermeide Spam-Auslöser: Achte darauf, dass deine E-Mails keine Elemente enthalten, die als Spam ausgelöst werden könnten, wie übermässige Großbuchstaben, viele Ausrufezeichen oder verdächtige Links. Bitte deine Abo-Empfänger*innen, die Absender-Adresse als sicheren Absender zu markieren. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass zukünftige E-Mails zugestellt werden.
• Überprüfe inaktive E-Mail-Adressen: Regelmässig deine Abonnentenliste auf inaktive oder nicht mehr existierende E-Mail-Adressen überprüfen und entferne sie sofort aus dem Abo.
• Testen und Überwachen: Überwache die E-Mail-Zustellung bei einem Versand um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Du kannst dazu die Option E-Mail mit Bestätigung an Absender schicken aktivieren.

Haupt-E-Mail Gültigkeit

Für die Haupt-E-Mail gibt es eine Überprüfung, ob die E-Mail-Adresse auch funktioniert, in seltenen Fällen ist es auch möglich, dass eine gültige E-Mail-Adresse für ungültig gehalten wird. In diesem Fall bitte die kantonale Arbeitsstelle der Jubla kontaktieren, welcher für die Datenbank zuständig ist.

Profil-Informationen: «Öffentlich» und «Privat»

Was ist der Unterschied zwischen «Öffentlich» und «Privat» für Profil-Informationen wie Telefonnummern, E-Mail oder Social Media?

«Private Einträge sind nur für die eigene Gruppe sichtbar. Als öffentlich markierte Einträge sind auch für Leitungspersonen aus anderen Gruppen sichtbar, wenn du selbst eine Leitungsperson bist.»

Grundsätzlich sehen alle Mitgleider im gleichen Verein gegenseitig ihre privaten wie auch öffentlichen Informationen. Falls du eine Vorstand-Aufgabe (kontaktrelevante Rolle wie Scharleitung, Kassier, Präses) hast, können dich alle anderen Menschen mit diesen Rollen sehen. Somit sehen kontaktrelevante Menschen sich gegenseitig in der Datenbank. Dabei werden hier aber lediglich die öffentlichen Daten angezeigt. Die private Telefonnummer ist für diese Personen nicht sichtbar.

Die Rolle «Kind» ist nur von Personen in der gleichen Schar (Ebene) sichtbar, nicht von Personen aus darüber liegenden Ebenen. Die Telefonnummern von Kindern sind somit, unabhängig der Einstellung Öffentlich/Privat, nur in der gleichen Ebene sichtbar.

Mehrere Profile mit einer E-Mail-Adresse

Warum kann ich meine E-Mail-Adresse nur in einem Profil als Haupt-E-Mail-Adresse angeben? Warum kann ich meine E-Mail-Adresse nicht mehrfach bei der Lageranmeldung angeben?

Auf der jubla.db kann eine E-Mail-Adresse lediglich für ein einziges Profil/Account verwendet werden.

• Eindeutigkeit der E-Mail-Adresse: Jede Haupt-E-Mail-Adresse von einem Profil muss in der jubla.db eindeutig sein. Wenn mehrere Profile dieselbe E-Mail-Adresse teilen würden, könnten Konflikte bei der Anmeldung, der Kommunikation und der Zuordnung von Informationen entstehen.
• Datenschutz und Sicherheit: Die Verwendung derselben E-Mail-Adresse für mehrere Profile kann erhebliche Datenschutz- und Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Informationen und Nachrichten könnten unbeabsichtigt an andere Profile gesendet werden, was zu Vertraulichkeitsproblemen führen kann.
• Verwaltung und Kontrolle: Durch die Verwendung von E-Mail-Aliassen oder mehreren E-Mail-Adressen können Eltern oder Erziehungsberechtigten mehrere Profile, beispielsweise ihrer Kinder, verwalten.

Important

Die Hitobito Community und die FG Datenbank hat die Funktion «Elternzugang» erschaffen. Es ermöglicht die direkte Verwaltung von mehreren Profilen (Kinder) durch einen Menschen (Eltern oder Erziehungsberechtigten).

Personensuchauswahl

Eine Person kann nicht gefunden werden?

• Grund: Es gibt zu viele Auswahlmöglichkeiten
• Lösung: Gib den vollständigen Namen der Person ein und danach den Wohnort (ohne ein Komma), so kann die Person gefunden werden.

Personen löschen

Unter dem Register Personen gibt es für die Scharleitung den Button :guilabel:`Duplikate` mit dem doppelte Profile zusammengefügt werden können.

Falls das nicht funktioniert, erstellst du am besten, eine zusätzliche Gruppe Profile zu löschen. Die Profile, welche du löschen möchtest, verschiebst du alle einfach in diese Gruppe und benennst die Profile dann auch auf «löschen» um. Damit werden sie nicht versehentlich genutzt und wir (Jubla Schweiz) können dann alle löschen.

Important

Erstelle eine einfache Gruppe und vergebe den Profile die Rolle Mitglied, damit diese auch für die nationale Geschäftsstelle sichtbar sind. Die Profile müssen «leer» sein, heisst also alle Qualifikationen, Namen, Adressen, E-Mail, etc. entfernen, damit wir sie löschen können.

Scharfusion

Bevor die Arbeitsstelle die Funktion Scharfusion nutzen kann, müssen folgende Informationen bei allen Scharen inkl. Untergruppen überprüft werden:

• Name: Muss vorhanden sein

• E-Mail: Format einer Mailadresse, Domain muss erreichbar sein (DNS-Eintrag)

• Beschreibung: Maximallänge: 2^16 - 1 (= 65535) Zeichen

• Adresse: Maximallänge: 1024 Zeichen

• Kontaktperson: Muss in der Gruppe sein

• Land: Muss im Dropdown vorhanden sein

• PLZ: Muss eine Schweizer PLZ sein

• Personen aus gelöschten Gruppen: Müssen entfernt sein (früher wurden die Profile nicht gelöscht)

• Kontaktpersonen aus gelöschten Gruppen: müssen entfernt werden .. attention:: Beim löschen einer Gruppe wird die Kontaktperson nicht gelöscht

  Lösung: :menuselection:`Gruppe reaktivieren --> Profil hinzufügen --> Kontaktperson wechsel --> Kontaktperson entfernen`

Hint

Weitere Einstellungen können eine Scharfusion verhindern, welche nicht vollständig ausgefüllt oder beschreiben werden können.

Tip

Fehlende Berechtigungen für Profile mit der Rolle "Kind"/"Extern" kann einer dieser Einstellung sein. In diesem Fall musst die Berechtigung/Rolle für die zu fusionierende Profile muss vorhanden sein, dies soll auch überprüft werden, falls etwas nicht funktionieren würde. Eine weitere Einstellung die überprüft werden sollte wären die Rollen und Gruppen vom Typ "Ehemalige". In der jubla.db kann ein Profil nicht aktive Rollen (z.N. Fachgruppen Mitglied) haben UND Mitglied Ehemalig sein. Fehlermeldung: Es befinden sich noch andere aktive Rollen in diesem Layer

Scharauflösung

Bevor die Arbeitsstelle die Funktion Schar löschen nutzen kann müssen folgende Punkte erledigt werden:

• Abklären, ob Mitgliederdaten gelöscht werden möchten oder nicht
• Kontaktperson aus Gruppen entfernen
• Mitglieder in der bestehenden Ebene/Gruppe auf ehemalig setzen. Wichtig auch Kinder.
• Alle Mitglieder in einer höheren Ebene bei der Gruppe Ehemalig hinzufügen mit Bezeichnung ehemals Jubla XY. Ausser Person möchte explizit gelöscht werden. Oder eine Untergruppe bei Gruppe Ehemaligen der höheren Eben mit Name Ehamlige Scharen
  • Vielleicht hier vorher abklären, ob Kinder in eine andere Schar gehen und die Schar darauf hinweisen, dass die Profile bereits auf der jubla.db existieren (Vermeidung von Duplikaten / Adressleichen)
• Alle Untergruppen löschen (erst dann erscheint Knopf zum löschen)
• Gruppe/Schar löschen (kann im Nachhinein reaktiviert werden)

Geschlecht/Gender

«In Jungwacht Blauring nehmen wir unsere gesellschaftliche Mitverantwortung wahr, die wir als Kinder- und Jugendverband bei Geschlechterthemen haben. Wir anerkennen die Vielfalt von Geschlechtsidentitäten und machen diese Vielfalt sicht- und erlebbar, sodass sich jede Person willkommen fühlt. Wir fördern die Gleichstellung aller Geschlechter und verurteilen jede Form von Benachteiligung aufgrund des Geschlechts. Wir tragen dazu bei, Geschlechterklischees aufzubrechen und fördern Menschen in ihrer Individualität unabhängig von ihrem Geschlecht.» jubla.ch/gender

Geschlechteroptionen innerhalb der Datenbank

In der jubla.db stehen drei Geschlechteroptionen zur Auswahl:

• weitere/kein
• weiblich
• männlich

Die Option «weitere/kein» steht für Menschen, deren Geschlechtsidentitäten nicht ausschliesslich männlich oder weiblich sind und somit nicht dem binären Geschlechtssystem zugeordnet werden. Die Option steht auch für Geschlechtsidentitäten welche zwischen verschiedenen Geschlechtern wechselt, oder wenn das Geschlecht nicht angegeben werden möchte oder es nicht bekannt ist. In unserer Datenbank wird der Wert «weitere/kein» verwendet, um die Vielfalt der Geschlechtsidentitäten in unserem Verband abzubilden.

Dennoch bestehen folgende technische Abhängigkeiten, auch wenn wir uns bewusst sind, dass dies nicht die gesamte Geschlechtervielfalt abdeckt:

• Bitte beachte, dass in unserer Datenbank die Option «weitere/kein» zum technischen Wert «unbekannt» (oder 0) umgewandelt wird.
• Wenn wir Daten im Rahmen einer Mitgliedschaft oder eines Profils auf unserer Datenbank an Dritte weitergegeben werden müssen, wie zum Beispiel das Bundesamt für Sport (BASPO) in der Schweiz, kann es vorkommen, dass aufgrund rechtlicher Vorgaben nur binäre Daten («männlich» oder «weiblich») weitergeben können oder dürfen. Dann müssen die Personen mit dem Wert «unbekannt» dem «männlichen» oder dem «weiblichen» Geschlecht zugeordnet werden.
• Bei Anmeldungen zu Anlässen, Lagern oder Kurse via Datenbank werden oft nur die Optionen «männlich» oder «weiblich» zur Auswahl gestellt. Es sind auch (fehlerhafte) Konfigurationen möglich, in denen die Option «weitere/kein» beziehungsweise «unbekannt» nicht ausgewählt werden kann.

Wir möchten sicherstellen, dass du dich auch in unserer Datenbank repräsentiert fühlst. Wenn du zusätzliche Informationen zu deiner Geschlechtsidentität mitteilen möchtest, die über die angebotenen Optionen hinausgehen, oder du Rückmeldungen hast, kannst du uns gerne kontaktieren.

Jungwacht Blauring Schweiz gender@jubla.ch, 041 419 47 47, jubla.ch/gender

OAuth Applikationen

OAuth 2.0 steht für «Open Authorization» und ist ein Standard, mithilfe dessen eine Website oder Anwendung auf Ressourcen zugreifen kann, die von anderen Web-Apps für einen Nutzer gehostet werden. Die jubla.db (hitobito) ist ein OAuth 2.0-Anbieter, was bedeutet, dass eine externe Anwendung wie zum Beispiel ecamp3.ch die Nutzer über die jubla.db authentifizieren kann (in der Regel in Form einer "Login via jubla.db"-Funktion, ähnlich wie bei Google und Facebook usw.). Die externe Anwendung kann dann Informationen über den Benutzer abfragen oder die REST-API im Namen des Benutzers verwenden, wenn der Benutzer diese Erlaubnis erteilt hat. Dies funktioniert, ohne dass das Passwort oder Token des Nutzers an die externe Anwendung weitergegeben wird. Wenn du weitere Informationen benötigst findest du hier die hitobito OAuth 2.0 Dokumentation.

OAuth Applikationen werden durch den Verband von jubla.db-Administratoren und FG Datenbank verwaltet. Erstellte OAuth-Applikationen oder API-Keys haben zwingend einen zuständige/n Mensch(en)/Organisation und sind mit einem Vertrag/Aktennotiz dokumentiert. OAuth- oder API-Zugänge ohne oder veraltete Informationen werden deaktiviert und gelöscht.

Jublasurium

Fragen und Antworten im Zusammenhang mit dem Jublasurium sind gesammelt jubla.netz zu finden: Blog - Jublasurium: Was machen die Erziehungsberechtigten auf der Jubla-Datenbank?!